Posterna ni ska summera
- Rekryteringskostnaden — annonsering, eventuellt konsultarvode, och er egen arbetstid för urval, intervjuer och referenser.
- Lönekostnaden under anställningen — inklusive avgifter, för hela tiden personen var kvar.
- Inskolningen — kollegans tid som gick åt att lära upp, plus den lägre produktiviteten under perioden.
- Produktionsbortfallet — det arbete som inte blev gjort, eller som gjordes om.
- Avvecklingen — arbetsrättslig process, uppsägningstid och eventuell överenskommelse.
- Omstarten — hela rekryteringskostnaden en gång till, plus vakanstiden.
- Effekten på teamet — svårast att sätta siffror på, ofta störst i praktiken.
Summera posterna med era egna tal. De flesta blir förvånade — inte över någon enskild post, utan över att de är sju stycken.
Räkna själv: mallen med siffror i
Här är samma sju poster som ett ifyllt exempel. Fallet är en anställd med 38 000 kr i månadslön som slutade efter fem månader, i en operativ roll med en kollega som lärde upp. Byt varje tal mot ert eget — poängen är strukturen, inte siffrorna.
| Post | Så räknas den | Exempel |
|---|---|---|
| Rekryteringen | annonsering + 25 tim internt arbete à 600 kr | 21 000 kr |
| Lönekostnad under anställningen | 5 mån × 38 000 × 1,53 | 290 700 kr |
| Inskolningen | kollegans 60 tim à 600 kr + halv produktivitet i 6 veckor | 36 000 kr |
| Produktionsbortfall | arbete som inte blev gjort eller gjordes om | uppskatta själva |
| Avvecklingen | uppsägningstid + intern tid + eventuell överenskommelse | 58 000 kr |
| Omstarten | rekryteringen igen + vakans i 3 månader | 21 000 kr + vakanskostnad |
| Effekten på teamet | svårast att mäta, ofta störst | — |
| Summa exklusive de tre ni själva måste skatta | 426 700 kr |
Faktorn 1,53 kommer från kalkylen i vad en anställd kostar. Timkostnaden 600 kr är en schablon för intern arbetstid — använd er egen.
Det som gör siffran stor är inte någon enskild post, utan att de är sju. Och de tre som är svårast att sätta ett tal på — produktionsbortfall, vakanstid och effekten på teamet — är i regel de som väger tyngst i verksamheten.
Varför det blir fel
De vanligaste orsakerna vi ser är inte att man valde fel person, utan att man bedömde fel saker:
- Kravprofilen beskrev en titel i stället för vad personen faktiskt ska få gjort.
- Intervjun mätte hur bra personen var på att bli intervjuad.
- Referenser togs för formens skull, sent i processen, när beslutet redan var fattat.
- Tidspressen gjorde att man valde den bästa av tre i stället för att söka vidare.
Hur ni sänker risken
Börja i uppgiften, inte i titeln. Skriv ned vad personen ska ha åstadkommit efter sex månader. Rekrytera mot det.
Låt personen visa, inte berätta. Ett praktiskt moment säger mer än en timmes intervju i nästan alla yrkesroller.
Överväg hyrrekrytering. Ni ser personen arbeta i er verksamhet innan ni binder er. Det är den enskilt mest effektiva riskreduceringen som finns — och anledningen till att så många praktiska roller tillsätts den vägen.